Definition von Schreibfähigkeiten
Schreibfähigkeiten sind die Fähigkeiten, die Sie einsetzen, um effektiv und prägnant zu schreiben. Ein guter Autor ist jemand, der seinem Publikum seinen Standpunkt ohne viel Schnickschnack und auf eine Art und Weise vermitteln kann, die sein Gegenüber versteht.
Zu den Schreibfertigkeiten gehört nicht nur der physische Akt des Schreibens. Fähigkeiten wie Recherche, Planung und Gliederung, Bearbeitung, Überarbeitung, Rechtschreibung und Grammatik sowie Organisation sind wichtige Bestandteile des Schreibprozesses.
Warum sind Schreibfähigkeiten am Arbeitsplatz wichtig?
Man braucht nicht den Titel „Schriftsteller“, um bei der Arbeit Schreibfertigkeiten einzusetzen. Vielleicht sind Sie ein Marketingspezialist, der Texte verfasst, die das Publikum zur Teilnahme an einer virtuellen Veranstaltung verlocken sollen, oder ein UX-Designer, der versucht, den besten Text für die Homepage zu finden, um die Besucher zum Klicken auf die Schaltfläche „Mehr erfahren“ zu bewegen. Vielleicht sind Sie ein Anwalt, der mit einem Kunden per E-Mail kommuniziert, oder ein Investmentbanker, der seinem Manager ein Status-Update übermittelt.
Schreibfähigkeiten werden an allen Arbeitsplätzen benötigt, vor allem an Hybrid- und Fernarbeitsplätzen.
Laut der National Association of Colleges and Employees sind schriftliche Kommunikationsfähigkeiten eine der wichtigsten Fähigkeiten, nach denen Arbeitgeber in Lebensläufen von Studenten suchen. 73,3 % der Arbeitgeber suchen nach diesen Fähigkeiten – im Vergleich zu 58,8 % der Arbeitgeber, die nach verbalen Kommunikationsfähigkeiten suchen.
„Wir stellen fest, dass die schriftliche Kommunikation noch wichtiger ist als früher“, sagt Bryana Holcomb, Business- und Erfolgscoach. „Zu den wichtigsten schriftlichen Fähigkeiten, die jeder Arbeitnehmer haben sollte, gehören Grammatik, Klarheit, ein angemessener Ton und die Fähigkeit, sich bei Bedarf kurz zu fassen. Einer meiner Lieblingssprüche in den sozialen Medien lautet: ‚Dieses Meeting hätte auch eine E-Mail sein können‘. Um diese ’sinnlosen Meetings‘ zu vermeiden, müssen wir in der Lage sein, unsere Bedürfnisse, Aufgaben, Rollen usw. klar und effektiv per E-Mail zu formulieren.“
Wie man Schreibfähigkeiten in eine Bewerbung einbringt
Es gibt zwei Möglichkeiten, Ihre Schreibfähigkeiten in einer Bewerbung zu zeigen: erstens in Ihren schriftlichen Unterlagen (Lebenslauf und Anschreiben) und zweitens in der Art, wie Sie Ihre Schreibfähigkeiten im Vorstellungsgespräch beschreiben.
„Der beste Weg, Ihre Schreibfähigkeiten in einer Bewerbung oder einem Lebenslauf zu zeigen, ist, beide gut zu schreiben“, sagt Holcomb. „Das bedeutet, dass Sie Ihre Bewerbung auf Rechtschreib- und Syntaxfehler überprüfen und sicherstellen, dass Ihre Gedanken klar sind.“
Wie Sie Ihre Schreibfähigkeiten verbessern können
Beginnen Sie mit Ihrem Publikum
Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, sollten Sie sich überlegen, für wen Sie schreiben. Ihr Publikum beeinflusst, wie viel Kontext Sie geben, welchen Ton Sie verwenden und sogar die Botschaft, die Sie dem Publikum vermitteln wollen. Fragen Sie sich selbst:
Warum kommuniziere ich gerade mit ihnen?
Welche Informationen sind ihnen bereits bekannt? Welchen Kontext sollte ich ihnen geben, wenn überhaupt?
- Was soll diese Person tun, nachdem ich meine Nachricht abgeschickt habe?
- Den richtigen Tonfall kennen
- In jeder Branche wird ein anderes Maß an Professionalität erwartet. Woher wissen Sie also, wie förmlich Sie sein müssen und welchen Firmenjargon Sie verwenden sollten?
Schauen Sie sich zunächst die Stellenbeschreibung, die Unternehmenswebsite und andere Unternehmensmitteilungen an, einschließlich der LinkedIn-Posts der Mitarbeiter. Natürlich ist es immer besser, sich auf die Seite der Förmlichkeit zu schlagen.
Wenn Sie sich vor Ihrer Bewerbung im professionellen Schreiben versuchen möchten, können Sie eines der virtuellen Erfahrungsprogramme von Forage nutzen. Sie erhalten die Möglichkeit, die Art von Arbeit zu verrichten, die Sie in einer Einstiegsposition verrichten würden, und lernen, wie Sie diese Arbeit in Kunden-E-Mails, E-Mail-Updates an Ihren Vorgesetzten und mehr kommunizieren.
Bringen Sie es auf den Punkt
„Das Schreiben einer E-Mail ist im Grunde wie das Verfassen einer Medienpräsentation und der Versuch, die Aufmerksamkeit eines Reporters zu gewinnen“, sagt Jamie Levin, Kommunikationsberater. „Denken Sie darüber nach: Sie haben etwa 11 Sekunden Zeit, um die Aufmerksamkeit Ihres Lesers zu gewinnen, was ist also am wichtigsten? Ich kann Ihnen sagen, was nicht wichtig ist: überflüssige Wörter, Adjektive, die keinen Mehrwert bieten, und die Zeit, die man braucht, um etwas zu erklären, das man besser in einem persönlichen Gespräch vermittelt hätte.
Bevor Sie eine E-Mail, ein Update oder eine andere schriftliche Mitteilung versenden, sollten Sie sich selbst herausfordern, die Anzahl der Wörter zu reduzieren. Versuchen Sie zum Beispiel, aus einer E-Mail mit 200 Wörtern nur 150 zu machen. Anhand dieser Übung können Sie feststellen, ob Sie irgendwelche „Fluff“-Wörter haben, die Ihren Text zu sehr verkomplizieren.
Bearbeiten und Korrekturlesen
Manchmal ist Ihr bester Redakteur Ihr zukünftiges Ich. Treten Sie einen Schritt zurück, nachdem Sie etwas geschrieben haben – auch wenn es sich um eine E-Mail handelt – und schauen Sie fünf Minuten oder sogar eine Stunde später (wenn Sie die Zeit haben) noch einmal darauf zurück, um es zu bearbeiten und Korrektur zu lesen.
Scheuen Sie sich nicht, auf externe Quellen zurückzugreifen, die Ihnen helfen, Rechtschreib- und Grammatikfehler zu finden. Websites wie Grammarly können Ihnen dabei helfen, Ihren Text fehlerfrei zu gestalten, und Ihnen je nach Kenntnisstand Ihrer Zielgruppe und dem von Ihnen angestrebten Tonfall verschiedene Formulierungen vorschlagen.